Ein Einkäufer öffnet drei Angebote für dasselbe Gewerk. Das erste ordnet die Positionen sauber nach Leistungsverzeichnis. Das zweite fasst halb so viele Positionen in einer eigenen Struktur zusammen. Das dritte ist eine funktionale Beschreibung ohne jede Position. Alle drei nennen einen Gesamtpreis, und keiner dieser Preise ist mit den anderen vergleichbar.
Solche Situationen gehören in der Vergabe zum Alltag. Und genau das ist der Grund, warum einer der größten Produktivitätshebel der Baubranche bis heute weitgehend brachliegt.
Kernaussagen
- Nur in etwa 30 % der Vergaben ordnen sich Angebote sauber dem Leistungsverzeichnis zu. In den übrigen rund 70 % antworten Bieter mit eigener Struktur, sodass die Gesamtpreise erst nach Normalisierung vergleichbar sind.
- Die Beschaffung macht 40–70 % der Ausgaben eines Bauunternehmens aus und ist einer der am wenigsten digitalisierten Prozesse, der größte manuelle Engpass, den kaum jemand auf dem Schirm hat.
- Eine niedrigere Endsumme bedeutet oft weniger bepreiste Positionen, nicht ein günstigeres Angebot. Vergleicht man nur die gemeinsamen Positionen, schrumpft der Abstand häufig auf einen Bruchteil.
- McKinsey beziffert das KI-Effizienzpotenzial im Einkauf auf 25–40 %. Die Entscheidung bleibt beim Menschen; das Vergleichbar-Machen muss nicht mehr Tage dauern.
In Zahlen
Der Kontext: eine 22-Billionen-Industrie mit einem Produktivitätsproblem
Laut McKinsey steigen die weltweiten Bauausgaben von 13 Billionen US-Dollar (2023) auf rund 22 Billionen US-Dollar bis 2040. Der Titel der Analyse bringt es auf den Punkt: höhere Produktivität ist „no longer optional“, also nicht mehr optional.
Denn während andere Branchen seit Jahrzehnten produktiver werden, tritt der Bau auf der Stelle. Zwischen 2000 und 2022 stieg die Bau-Produktivität global um magere 10 %. Die Gesamtwirtschaft legte im gleichen Zeitraum um 50 % zu, die Industrie sogar um 90 %.
In Deutschland ist das Bild noch schärfer. Das Bauvolumen lag 2024 bei 554,8 Milliarden Euro, real aber im fünften Jahr in Folge rückläufig. Und die Produktivität am Bau ist laut einem Gutachten des IW Köln seit den 1990er-Jahren nicht mehr gestiegen, trotz wachsender Investitionen. Über 60 % der Bauunternehmen erwarten auch für die Zukunft nur schwaches Produktivitätswachstum; als größte Bremse nennen fast drei Viertel von ihnen Bürokratie, Regulierung und Berichtspflichten.
Der übersehene Hebel: Ausschreibung und Vergabe
Wenn man fragt, wo im Bau am meisten Produktivität schlummert, landet man selten zuerst bei der Vergabe. Dabei ist sie einer der größten manuellen Engpässe überhaupt.
Beschaffung macht bei einem Bauunternehmen typischerweise 40 bis 70 % der gesamten Ausgaben aus. Es ist der Prozess, in dem am meisten Geld bewegt und über Marge entschieden wird. Und gleichzeitig ist es der Prozess, der am wenigsten digitalisiert ist: In Deutschland laufen laut OECD-Daten nur 4,5 % der Bau-Beschaffung digital ab. In Ländern wie Dänemark, Schweden oder Irland ist der Anteil bis zu dreimal so hoch. Gleichzeitig ist der Bau die mit Abstand größte Kategorie in der öffentlichen Vergabe: knapp die Hälfte aller öffentlichen Aufträge in Deutschland sind Bauaufträge.
Viel Volumen, viel Marge, und trotzdem Excel, E-Mail und PDF. Genau hier liegt der Hebel.
Warum Angebote vergleichen so schwer ist
Die naive Annahme lautet: Man schreibt ein Leistungsverzeichnis, die Bieter tragen Preise ein, man vergleicht. In der Realität funktioniert das nur in etwa 30 % der Fälle. In den anderen rund 70 % antworten die Bieter nicht auf die gestellte Frage: Sie bieten das an, was sie haben.
Ein Betonfertigteil-Hersteller bietet Fertigteile an, auch wenn das LV eine Ortbeton-Lösung verlangt. Ein Lieferant kalkuliert seine eigene Struktur, nicht die des Leistungsverzeichnisses. Ein Entsorger nutzt seine eigene Materialklassifizierung. Das Ergebnis: Der Einkauf bekommt Angebote, die sich nicht direkt vergleichen lassen. Die eigentliche Arbeit ist nicht, Preise zu vergleichen, sondern die Angebote überhaupt erst vergleichbar zu machen.
Ein Beispiel aus einer realen Analyse (anonymisiert): Ein Leistungsverzeichnis fragt einen kompletten Schacht „inklusive Lüftung, Schmutzfänger und Steigeisen“ als eine Position ab. Ein Materiallieferant bietet den Grundschacht für 1.655,90 €, die Lüftung als Zuschlag (+35,00 €), den Schmutzfänger als weiteren Zuschlag (+35,00 €) und die Steigeisen separat (+15,50 €). Der vergleichbare Preis existiert im Angebot gar nicht, er muss erst errechnet werden: 1.741,40 €. Erst dann lässt er sich neben das Angebot eines Wettbewerbers stellen, der alles in einem Preis führt.
Und es wird noch heikler. Ein Bieter kann in der Endsumme deutlich günstiger wirken, nur weil er weniger Positionen bepreist, nicht weil er wirklich günstiger ist. Vergleicht man ausschließlich die Positionen, die alle Bieter angeboten haben, schrumpft der Abstand oft auf einen Bruchteil. Wer nur auf die Endsumme schaut, vergleicht Äpfel mit Birnen und trifft im Zweifel eine teure Fehlentscheidung.
Was gute Angebotsprüfung wirklich verlangt
Ob mit Tabellen oder mit Software: Eine belastbare Angebotsprüfung muss vier Dinge leisten, die im manuellen Prozess regelmäßig untergehen.
- Zuordnung statt Nebeneinander. Jede Bieterposition muss der richtigen LV-Position zugeordnet werden, auch wenn eine Position aus mehreren Bausteinen zusammengesetzt oder auf mehrere LV-Zeilen aufgeteilt ist.
- Vergleichbare Preise berechnen, transparent. Der vergleichbare Einheitspreis entsteht oft erst durch Addition von Zuschlägen. Jede dieser Rechnungen muss nachvollziehbar bleiben, sonst wirkt die Auswertung fehlerhaft, sobald jemand ins Original schaut.
- Nichts verlieren. Alles, was ein Bieter zusätzlich anbietet (Optionen, Nebenpositionen, Logistikkosten, Positionen aus anderen Vergabeeinheiten), trägt Information. Im manuellen Prozess fällt es meist durchs Raster.
- Lücken sichtbar machen. Welche Position deckt welcher Bieter nicht ab? Wo ist eine Alternative technisch zu bewerten, bevor der Preis überhaupt zählt? Der Preisspiegel ist nur die halbe Wahrheit, wenn diese Fragen offenbleiben.
Genau das ist der Grund, warum die Vergabe so viel Produktivität bindet: Es ist Facharbeit, die Domänenwissen verlangt und die heute fast überall von Hand passiert.
Wohin die Reise geht
McKinsey beziffert das Potenzial von KI und Automatisierung im Einkauf auf 25 bis 40 % mehr Effizienz; rund die Hälfte aller Beschaffungstätigkeiten gilt als automatisierbar. Für die Angebotsprüfung heißt das nicht, dass eine Maschine die Vergabeentscheidung trifft. Es heißt, dass das mühsame Vergleichbar-Machen (das Zuordnen, Zusammenrechnen und Lücken-Markieren) nicht mehr Tage in Anspruch nehmen muss, sondern Minuten. Die Entscheidung bleibt beim Menschen; die Fleißarbeit davor nicht.
Quellen
- McKinsey, „Delivering on Construction Productivity Is No Longer Optional“ (2024)
- McKinsey, „The Strategic Era of Procurement in Construction“ (2023)
- McKinsey, „Transforming Procurement Functions for an AI-Driven World“ (2025)
- DIW Berlin, „Trendwende in der Bauwirtschaft in Sicht“, Wochenbericht 1+2/2025
- IW Köln, „Internationale Produktivitätsunterschiede in der Bauwirtschaft“, Gutachten (2025)
- BMWE/Destatis, „Vergabestatistik – Bericht für das Gesamtjahr 2023“
- 30/70-Regel und Schacht-Beispiel: interne Arctis-AI-Analyse echter Bau-Ausschreibungen.
Häufig gestellte Fragen
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